Bulletin de paie : mentions obligatoires, cotisations et rôle du CSE

Une obligation pour l’employeur

Tout salarié a droit à un bulletin de paie. L’employeur doit remettre un bulletin de paie à toute personne salariée quels que soient le montant et la nature de sa rémunération, la forme ou la validité de son contrat (L3243-1). Ce bulletin doit être remis au salarié au moment du paiement de son salaire (L3243-2).
Sauf accord ou usage contraire, le bulletin de paie est en principe quérable, c’est-à-dire que le salarié doit venir le chercher à l’entreprise. Mais dans la pratique, l’employeur le remet en main propre ou l’envoie par courrier.
L’employeur doit conserver un double des bulletins de paie pendant 5 ans (L3243-4). Le bulletin doit par ailleurs indiquer de manière claire et précise que le salarié doit conserver ce document sans limitation de durée.
L’employeur qui ne délivre pas de bulletin de paie ou délivre des bulletins irréguliers est passible d’une amende de 3ème classe (450 €, portée à 2 250 € pour les personnes morales) par bulletin manquant ou irrégulier (article R. 3246-2). L’amende est multipliée par le nombre de bulletins non conformes.

Nb : La remise tardive du bulletin de paie peut ouvrir droit au versement de dommages et intérêt si le salarié démontre l’existence d’un préjudice découlant de ce retard (Cass. soc. 13 avril 2016 n° 14-28.293).  

Le bulletin de paie électronique

« Sauf opposition du salarié, l’employeur peut procéder à la remise du bulletin de paie sous forme électronique ». La remise du bulletin de paie sous forme électronique doit être effectuée dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données L3243-2.
Quand l’employeur décide de mettre en place le bulletin de paie électronique, il doit informer les salariés de leur droit d’opposition, un mois avant la première émission du bulletin de paie en format électronique, ou au moment de l’embauche (D3243-7). Ces salariés continueront alors de recevoir un bulletin papier.
À tout moment le salarié peut s’opposer à la remise du bulletin de paie électronique.  Il notifie alors sa décision à l’employeur qui a trois mois au plus pour revenir au bulletin de paie papier (D3243-7).
La durée de disponibilité du bulletin de paie électronique est de 50 ans ou bien jusqu’aux 75 ans du salarié.
En cas de fermeture de l’entreprise qui l’emploie ou du prestataire qui gère le stockage des bulletins de paie pour son employeur, le salarié devra en être prévenu 3 mois avant afin qu’il puisse récupérer les bulletins stockés. À tout moment, un salarié peut récupérer ses bulletins de paie stockés sous un format courant et sans difficulté informatique (D 3243-8). Ces bulletins devront être aussi accessible à travers le Compte Personnel d’Activité (CPA) (R3243-9)

Le modèle de bulletin de paie

Depuis le 1er janvier 2016 le modèle du bulletin de paie a connu de nombreuses modifications. La dernière en date découle d’un arrêté du 31 janvier 2023 qui modifie la liste et la présentation des différentes rubriques devant figurer sur le bulletin de paie afin, notamment, d’y faire figurer le « Montant net social ». Le montant net social est le revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires.

💡 À noter : depuis le 1er janvier 2024, le Montant net social doit obligatoirement être utilisé par les salariés pour leurs déclarations à la CAF (RSA, prime d’activité). C’est un indicateur harmonisé qui remplace les différentes définitions de « revenu net » utilisées jusque-là par les organismes sociaux.

Au-delà de cette nouvelle mention, le bulletin de paie doit notamment faire figurer :

• Le nom et l’adresse de l’employeur ainsi que, le cas échéant, la désignation de l’établissement dont dépend le salarié ;
• S’il y a lieu, l’intitulé de la convention collective de branche applicable au salarié
• Le nom et l’emploi du salarié ainsi que sa position dans la classification conventionnelle qui lui est applicable.
• La période et le nombre d’heures de travail auxquels se rapporte le salaire en distinguant, s’il y a lieu, les heures payées au taux normal et celles qui comportent une majoration pour heures supplémentaires
• La nature et le montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales (prime d’ancienneté, de bilan, pourboires, indemnité de précarité, …) ;
• Le montant de la rémunération brute du salarié ;
• Le montant et l’assiette des cotisations ;
• Le montant des exonérations ; 
• L’assiette, le taux et le montant de la retenue à la source ainsi que la somme qui aurait été versée au salarié en l’absence de retenue à la source ;
• Le montant de la somme effectivement reçue par le salarié ;
• La date de paiement de cette somme ;

Nb : Aucune mention relative à l’exercice du droit de grève et à l’activité de représentation des salariés ne doit figurer sur le bulletin de paie. Le non-paiement des heures de grève est traduit par l’intitulé « absence non rémunérée » et les heures de délégation sont incluses dans le temps de travail normal.

💡 Le bulletin de paie clarifié depuis 2023. Le nouveau modèle issu de l’arrêté du 31 janvier 2023 a considérablement simplifié la présentation du bulletin : cotisations regroupées par grande thématique (santé, retraite, chômage, famille, autres contributions), mise en avant du Montant net social et du Montant net à payer avant impôt. L’objectif est de rendre le bulletin plus lisible pour le salarié.

Quelques précisions et conseils pour comprendre et vérifier son bulletin de paie

Le salaire brut

Le bulletin de paie commence par énumérer les sommes brutes qui vont constituer la base de calcul des cotisations sociales, tant patronales que salariales.
On y trouve le salaire de base brut (à plein temps basé sur 151,67 heures), les heures supplémentaires ainsi que les accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales (la prime d’ancienneté, les primes liées à l’exécution du travail, l’indemnité de congés payés, etc.).
D’autres sommes sont exclues du salaire brut et ne sont donc pas soumises à cotisation. Par exemple :

• La participation de l’employeur (et/ou du CSE) à la prévoyance et à la complémentaire maladie,
• Le remboursement des frais professionnels (frais de déplacements, indemnités ou paniers repas, frais de télétravail…) dans les limites admises par les URSSAF (https://www.urssaf.fr/portail/home/employeur/calculer-les-cotisations/les-elements-a-prendre-en-compte/les-frais-professionnels.html),
• La part employeur (et/ou du CSE) du titre restaurant,
• Le remboursement de l’abonnement de transport urbain ou la prime de transport,
• L’intéressement, la participation, l’abondement de l’entreprise au plan d’épargne entreprise, etc…

Les sommes qui ne sont pas incluses dans le salaire brut ont l’avantage de ne pas être soumises à toutes les charges sociales ni à l’impôt sur le revenu mais ont l’inconvénient de ne pas compter pour le calcul de la retraite, par exemple.

💡 D’où vient le calcul des 151,67 heures mensuelles ? La mensualisation a été généralisée en France en 1978. Le calcul repose sur : 52 semaines / 12 mois = 4,33 semaines par mois. La durée légale du travail est passée de 40 heures (jusqu’en 1982) à 39 heures (1982-1999), puis à 35 heures depuis 2000 : 4,33 × 35 = 151,67 heures par mois, soit en moyenne 21,67 jours travaillés (4,33 × 5).

À quoi servent les cotisations sociales ?

Les cotisations sociales versées par le salarié et l’employeur sont versées aux différents organismes de la protection sociale (l’assurance maladie, l’assurance chômage, la retraite) et permettent aux salariés, en tant qu’assurés, de bénéficier de certaines prestations comme le remboursement de soins médicaux, les indemnités journalières, la retraite, etc.

Il est possible de retrouver sur le bulletin de paie deux types de cotisations :

les cotisations à la charge du salarié :

• l’assurance vieillesse de base ;
• la retraite complémentaire (AGIRC-ARRCO) ;
• contribution sociale généralisée (CSG) ;
• contribution au remboursement de la dette sociale (CRDS) ;
• la cotisation APEC ( pour les cadres) ;
• la contribution d’équilibre technique (CET) uniquement pour les salariés dont les revenus sont supérieurs au plafond de la sécurité sociale ;

💡 À savoir : depuis le 1er janvier 2019, les cotisations d’assurance maladie et d’assurance chômage ont été supprimées de la part salariale (transférées à la CSG). Un salarié ne voit donc plus ces deux lignes sur son bulletin de paie.

les cotisations à la charge de l’employeur :

• l’assurance vieillesse de base et la retraite complémentaire ;
• l’assurance maladie (cotisation maladie – maternité – invalidité – décès) ;
• l’assurance chômage ;
• les cotisations d’allocations familiales ;
• la contribution solidarité autonomie ;
• les cotisations d’accidents du travail ;
• le versement au fonds national d’aide au logement (Fnal) ;
• la cotisation assurance garantie des salaires (AGS) : sert à régler les rémunérations restant dues aux salariés en cas de liquidation d’une entreprise défaillante.
• le forfait social ;
• le versement mobilité (pour les employeurs de 11 salariés et plus dans un périmètre de transport urbain) ;
• les contributions de formation professionnelle et taxe d’apprentissage ;
• la contribution annuelle pour l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés (OETH).

C’est l’employeur qui doit verser les cotisations et contributions (part salariale et part patronale confondues) aux Urssaf et CGSS si le salarié relève du régime général de Sécurité sociale.

Le taux est fixe et propre à chaque cotisation (voir tableau ici).

Comment est calculée la CSG-CRDS ?

La Contribution Sociale Généralisée (CSG instituée en 1990) et la Contribution à la Réduction de la Dette Sociale (CRDS en 1996) sont dues par toute personne ayant un revenu, salarial ou non : salaires, épargne salariale, mais aussi loyers perçus par un propriétaire, dividendes ou plus-values perçus par un actionnaire, etc.
Les taux de la CSG et de la CRDS sont les suivants :

• CSG : 9,20 % ;
• CRDS : 0,50 %.

Sur le bulletin de paie, ces deux contributions sont divisées en deux avec d’un côté la CSG déductible des impôts et représentant un taux de 6,8 % et de l’autre la CSG/CRDS non déductible des impôts qui représente 2,9% (2,4 % + 0,5%).

💡 Sur quelle assiette ? La CSG-CRDS s’applique sur 98,25 % du salaire brut (abattement forfaitaire de 1,75 % pour frais professionnels), dans la limite de 4 PASS (192 240 € en 2026). Au-delà, la CSG-CRDS s’applique sur 100 % de la rémunération.

Le rôle du CSE : information, vigilance et alerte

Le CSE joue un rôle essentiel d’accompagnement des salariés sur la compréhension et la vérification de leur bulletin de paie.

• Aider à la lecture du bulletin. Beaucoup de salariés peinent à décrypter leur bulletin, en particulier les cotisations, la retenue à la source et le Montant net social. Le CSE peut organiser des permanences ou des ateliers d’explication, en particulier lors des évolutions réglementaires (nouveau modèle 2023, montant net social 2024).
• Vérifier la conformité des bulletins. Le CSE peut aider un salarié à vérifier la conformité de son bulletin : bonne application de la convention collective, calcul correct des heures supplémentaires, respect du SMIC, application correcte des primes conventionnelles.
• Signaler les erreurs récurrentes. Si le CSE constate des erreurs systématiques sur les bulletins (non-paiement de primes conventionnelles, mauvaise majoration des heures supplémentaires, absence de mentions obligatoires), il peut alerter la direction et, en cas de persistance, saisir l’inspection du travail.
• Faire appel à un expert-comptable. Pour des analyses de paie complexes ou en cas de suspicion d’erreurs collectives, le CSE peut faire appel à un expert-comptable sur son budget de fonctionnement.

⚠️ Prescription à connaître. En cas de contentieux, la prescription applicable aux rappels de salaire est de 3 ans (article L. 3245-1 du Code du travail). Un salarié qui découvre une erreur ne peut donc pas remonter au-delà de 3 ans pour réclamer des sommes dues.

FAQ – Vos questions sur le bulletin de paie

Qu’est-ce que le Montant net social sur le bulletin de paie ?

Le Montant net social est le revenu net après déduction de l’ensemble des prélèvements sociaux obligatoires. Il est obligatoire sur les bulletins de paie depuis le 1er juillet 2023 et doit être utilisé par les salariés depuis le 1er janvier 2024 pour leurs déclarations à la CAF (RSA, prime d’activité).

Combien de temps l’employeur doit-il conserver les bulletins de paie ?

L’employeur doit conserver un double des bulletins pendant 5 ans (article L. 3243-4). Le salarié, quant à lui, doit les conserver sans limitation de durée, mention qui doit apparaître clairement sur le bulletin.

Peut-on refuser le bulletin de paie électronique ?

Oui. À tout moment, le salarié peut s’opposer à la remise du bulletin sous forme électronique et exiger un bulletin papier. L’employeur dispose alors de 3 mois pour revenir au format papier.

Quelle est la sanction en cas de non-remise du bulletin de paie ?

L’employeur est passible d’une amende de 450 € (portée à 2 250 € pour les personnes morales) par bulletin manquant ou irrégulier. En cas de préjudice démontré, le salarié peut également obtenir des dommages et intérêts (Cass. soc. 13 avril 2016, n° 14-28.293).

Le bulletin de paie peut-il mentionner une grève ou une activité de représentation ?

Non. Aucune mention relative à l’exercice du droit de grève ou à l’activité de représentation ne peut figurer sur le bulletin. Le non-paiement des heures de grève est traduit par « absence non rémunérée » et les heures de délégation sont incluses dans le temps de travail normal.

Quel est le délai pour contester une erreur sur son bulletin de paie ?

Le délai de prescription des salaires est de 3 ans (article L. 3245-1). Un salarié peut donc réclamer un rappel de salaire ou de primes sur les 3 dernières années.

Sources : Code du travail (articles L. 3243-1 à L. 3243-4, L. 3245-1, D. 3243-7, D. 3243-8, R. 3243-9, R. 3246-2) ; arrêté du 31 janvier 2023 relatif aux libellés, à l’ordre et au regroupement des informations figurant sur le bulletin de paie ; Cass. soc. 13 avril 2016, n° 14-28.293 ; site officiel URSSAF.