Les logiciels de gestion du CSE

Présentation

Bien que rarement comptable de formation, le Trésorier du CSE doit pouvoir présenter une tenue de compte en règle. Une tâche d’autant moins évidente qu’il s’agit d’une comptabilité bien spécifique, notamment à cause de la séparation des budgets, et directement liée à la gestion, elle aussi complexe, des ASC. Pour ces trois raisons, les éditeurs ont mis au point des « progiciels intégrés » de gestion du CSE : logiciels dédiés aux CSE ; « pro » mais facile d’accès ; intégrant ensemble gestion des ASC et comptabilité (l’inscription d’un salarié à une activité génère les écritures comptables correspondantes).

Les avantages de ces progiciels sont nombreux. Outre le gain de temps, ils permettent d’optimiser la politique sociale du CSE en rendant visibles ceux qui bénéficient des subventions et les autres, et en priorisant les subventions en fonction de vos critères, par exemple grâce à un nombre de points attribués à chaque salarié. D’un point de vue comptable, en plus de mettre la comptabilité à la portée des élus, ils permettent à l’expert du CSE d’avoir accès à vos comptes via Internet. Enfin, il suffit au salarié d’aller sur sa page pour être informé de tous les avantages et activités que lui propose son CSE.

Le tour des offres

Les principaux prestataires proposent un progiciel standard à compléter par des modules optionnels pour répondre aux besoins plus spécifiques (centre de loisirs, chèques vacances, prêt financier, etc.) et qui pourra également se jumeler avec un site Internet. Mais quel que soit l’envergure du projet, il faut garder à l’esprit qu’il s’agit d’un engagement de (très) long terme qui lie le CSE à un prestataire. Avant de signer, quelques points de vigilance s’imposent : le prestataire a-t-il pris le temps de vous aider à établir votre cahier des charges et de vous proposer un produit sur-mesure ?
Son entreprise est-elle pérenne ? La formation au progiciel est-elle suffisante ? La hotline est-elle payante ou non, délocalisée ou non ? Mon matériel informatique est-il compatible ? Quels seront les éventuels surcoûts à venir en cas de changement de Trésorier, de fusion ou scission, de modifications des paramétrages, etc. ? Quelle sera la fréquence des mises à jour ? Un conseiller technique viendra-t-il sur site régulièrement ?

Enfin, la plupart des éditeurs proposent une prestation globale : des offres commerciales de type billetterie, remises dans différentes enseignes et chèques cadeaux, intégrées à votre progiciel et accessibles aux salariés.
Certains y verront un avantage supplémentaire, d’autres préfèreront garder la main sur les produits et activités qu’ils proposent aux salariés. Dans ce cas, mieux vaut se tourner vers un « petit » éditeur de progiciel : pas de plateforme d’e-consommation, mais une totale indépendance du CSE dans ses choix de prestataires.

Les prestataires proposent souvent des packs comprenant plusieurs modules optionnels, un accès à une billetterie, etc. Le plus sage est de s’équiper progressivement en commençant par une formule réduite car le risque est grand de s’équiper au-delà de ses besoins réels, surtout face à des commerciaux compétents ! Au fil du temps, le CSE pourra compléter, en connaissances de cause, son arsenal informatique.

Danger : se couper des salariés

Si ces derniers peuvent consulter les catalogues, s’informer des sorties à venir, réserver leur voyage, retirer leur chèques cadeaux et payer leur place de cinéma par Internet, alors ils ne passeront plus beaucoup au local du CSE. Lorsque c’est possible, la solution peut consister par exemple à ne pas permettre le paiement en ligne ou à garder l’émission de certains titres.
Enfin, pour éviter les désillusions, n’oubliez pas que si les progiciels pour CSE facilitent et allègent véritablement le travail des élus, pour autant, ils ne font pas tout, tout seuls !